Vaši zaměstnanci už používají ChatGPT s citlivými HR daty. A vy o tom nevíte

Zatímco HR oddělení přidává do příruček zaměstnance nové odstavce o zákazu AI, realita je jiná. 75 % globálních znalostních pracovníků už AI používá v práci a 32 % to před zaměstnavatelem skrývá. Objem dat poslaných do AI aplikací se za rok zvýšil třicetkrát — a mezi těmito daty jsou i ty nejcitlivější informace o zaměstnancích.

Problém není v tom, jestli zaměstnanci používají AI s HR daty. Problém je, že to dělají mimo kontrolu firmy. Když manažer potřebuje rychle zjistit počet externích najmů za rok, neotevře složitý HR systém. Radši vyexportuje data do Excelu a vloží je do ChatGPT. Je to rychlejší, jednodušší a nikdo se o tom nedozví.

HR data jsou přitom jiná než finanční nebo obchodní čísla. Obsahují informace o platech, zdravotním stavu, hodnocení výkonu nebo DEI metrikách jednotlivých lidí. Jeden špatně řízený dotaz může odhalit citlivé údaje nepovolané osobě nebo vést k chybné interpretaci, která ovlivní strategická rozhodnutí vedení.

Mnoho firem už nabízí schválené AI nástroje jako Copilot nebo Gemini for Workspace. V praxi ale často narazí, protože těmto nástrojům chybí kontext firemních dat. Když se zeptáte „Kolik jsme loni najali externích lidí?", AI odpoví: „Nahrajte report, definujte co znamená externí, upřesněte časové období." V tu chvíli lidé rezignují a vrátí se k exportování dat do osobních AI nástrojů.

Řešení není v přísnějších zákazech, ale v lepší infrastruktuře. Když firemní AI asistent dokáže odpovědět „Celkem 1 284 externích najmů v roce 2025, definice: externí = typ najmu Externí, nezahrnuje převody a stážisty, zdroj: ATS a HRIS data", pak lidé přirozeně přestanou používat neřízené nástroje.

Klíčem je propojit schválené AI asistenty s důvěryhodnými HR daty přes bezpečné rozhraní. Jen tak můžete zajistit, že zaměstnanci dostanou odpovědi tam, kde pracují, aniž by museli exportovat citlivá data. A když je schválená cesta rychlejší a přesnější než ta neřízená, chování se změní samo.